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Aplicaciones Informaticas

La informática es una actividad que hoy en día, y cada vez más, está presente en casi todos los sectores de la actividad económica.

Asimismo, las empresas demandan profesionales con un claro equilibrio entre conocimientos académicos y habilidades empresariales. Entre estas habilidades se incluye formación en:

Capacidad de negociación

Habilidad comercial

Comunicación con las distintas áreas de la empresa y trabajo en equipo

Presentaciones efectivas

Todas las personas que fundan una empresa esperan con ello recibir beneficios, o mejor dicho, más beneficios que gastos. Pero la tecnología nos permite ofrecer a lo clientes sistemas informáticos integrados.

APORTES DE LA INFORMÁTICA A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

El administrador desempeña un papel de crucial importancia en la operación y éxito de las empresas, se ocupe de dosificar racionalmente los recursos destinados a entender cualquier tipo de necesidades dentro de la empresa; garantiza el logro pleno de objetivos generales de la empresa.

El administrador enfrenta de manera cotidiana el reto de atender de manera constante demandas crecientes y diversas de recursos, asta situación la enfrenta, paradójicamente con volúmenes de recursos cada vez mas reducidos. Para solventar esta situación el administrador tendrá necesariamente que adoptar dentro de la empresa una posición creativa, innovadora y eficiente, una actitud diferente a las formas de organización vigentes, para lograr lo anterior es necesario que el administrador establezca dentro de la empresa una nueva cultura organizacional.

El administrador del siglo XXI, orienta sus funciones hacia la búsqueda de soluciones creativas que faciliten a la empresa posicionarse de manera inmediata en situaciones de liderazgo privilegiado. El profesional de esta disciplina se ve obligado a mantener una actitud de búsqueda constante; de desarrollo de una imaginación creativa, de permanente innovación, de actuar de manera inmediata y con un sentido claro de oportunidad ante los diversos estímulos de su entorno.

La Informática y el Administrador

Las computadoras, los software, Internet, faxs, módems, radio comunicadores portátiles, etc. Son algunos de los múltiples recursos utilizados por el administrador.

Para el administrador estos elementos son considerados como herramientas, a través de las cuales puede obtener, por ejemplo acceso inmediato a diversos bancos de datos de información de cualquier tipo, lo cual lo posiciona en una situación privilegiada para efectuar acciones preventivas y correctivas en el momento oportuno. Gracias a estos avances tecnológicos, el administrador moderno puede efectuar su trabajo de manera más eficaz y mediante ella disminuir costos y optimizar el uso de recursos disponibles dentro de una empresa.

La administración no debe estar sujeta a la aplicación de formatos preestablecidos, ni al uso de manuales se procedimientos rígidos. Para salvar estos obstáculos, debe incorporar dentro de la tarea de la administración, el uso de la informática, su propósito central en simplificar sus tareas de manera significativa y a través de este medio obtener las cosas y medios de manera mas sencillas, suprimiendo pasos y personas que no son necesarias.

La administración debe cambiar, no seguir sujeta a formatos innecesarios, con la informática podemos simplificar el trabajo, así mismo podemos acelerar, revolucionar procesos lentos, lo anterior es factible mediante el establecimiento de redes de intercomunicación ínter empresarial.

Para la administración, la informática constituye una herramienta de gran importancia para la realización de sus actividades cotidianas ya que a través de ella puede crear una base de datos útil para proyectar hacia el futuro y corregir anomalías del presente.

Ventajas de la informática en la Administración

v Se puede simplificar el trabajo

v Se puede acceder, revolucionar procesos lentos

v El administrador no tiene que depender de otro para realizar su trabajo si no que con la ayuda de la informática lo puede hacer por si solo

v La informática es una poderosa herramienta del cambio ya que con el simple hecho de oprimir un grupo de teclas se puede tener información

v Mediante la informática, los datos los puede consultar y utilizar cualquier área de la empresa interesada en consultar la base de datos

v Los programas de administración son diseñados pensando en que puede ser manejado por cualquier persona

v Es un excelente medio pera hacer las cosas mas sencillas

Importancia de la Informática en la Administración

La informática juega un papel muy importante, ya que es una herramienta para pensar, ver y relacionar las cosas con el objetivo de obtener un cambio el cual brinda a la empresa metas espectaculares; es un excelente medio para hacer las cosas mas sencillas, sin que exista la necesidad de manuales.

El uso de la informática transforma la administración de los recursos en una tarea sencilla y de fácil ejecución al grado de automatizarlas totalmente.

Para la administración, la informática constituye una herramienta de gran importancia para la realización de sus actividades cotidianas ya que atajes de ella puede crear una base de datos útil para proyectar hacia el futuro y corregir las anomalías del presente.

Con la ayuda de la informática, el administrador podrá diseñar un sistema de control automatizado, integrado a un sistema accesible para todos los que forman la organización, generando una base de datos capaz se ser leída en cualquier lenguaje, es decir que sea leído por igual, tanto un contador, un administrador, gerente, directivos o cualquier mando operativo.

La clave de la informática dentro de la administración es encontrar una base de datos que todos puedan acceder sin dificultades, capaz se ser nutrida por todos los integrantes de la organización, la cual pueda traducir los datos en un lenguaje funcional, es decir, que todos puedan entender, ya sean idiomas o lenguajes científicos diferentes teniendo en si misma capacidad de descodificar y traducir información. Que sean por si misma un sistema de autocontrol computarizado.

En las últimas décadas, las computadoras han cambiado drásticamente las prácticas de negocios en todo el mundo. Se utilizan computadoras en tres áreas básicas de la administración:

1. Aplicaciones para manejo de transacciones: se refiere al registro de un evento al que el administrador debe responder

2. Aplicación de productividad personal: estas aplicaciones se enfocan a mejorar la productividad de las personas que las utilizan. Aromatizan las tareas que consumen mucho tiempo y hacen que la información este más disponible, haciendo que las personas sean más eficientes.

3. Computación en grupos de trabajo: esta es un área de aplicaciones de negocios surgida en los últimos años y que aun esta siendo definida. Combina elementos de productividad personal con aplicaciones de transacciones, para crear programas que permita a grupos de usuario trabajar con una meta común.

Una de las tareas centrales de los administradores es crear negocios en espacio donde actualmente no se hacen. El administrador debe crear necesidades, no buscar soluciones a problemas, sino crear soluciones a problemas que todavía no existen; no limitarse a hacer o lograr lo que otras empresas han logrado, si no aun ir más allá.

El administrador moderno debe crear cambios mediante la alianza estratégica, reducción de gastos, oportunidades en nuevos mercados, inversiones, siempre tratando de aprovechar las oportunidades que el mercado le ofrece.

Auditoria Informática

La información de la empresa y para la empresa, siempre importante, se ha convertido en un Activo Real de la misma, como sus Stocks o materias primas si las hay. Por ende, han de realizarse inversiones informáticas, materia de la que se ocupa la Auditoria de Inversión Informática.

Del mismo modo, los Sistemas Informáticos han de protegerse de modo global y particular: a ello se debe la existencia de la Auditoria de Seguridad Informática en general, o a la auditoria de Seguridad de alguna de sus áreas, como pudieran ser Desarrollo o Técnica de Sistemas.

Cuando se producen cambios estructurales en la Informática, se reorganiza de alguna forma su función: se está en el campo de la Auditoría de Organización Informática.

Estos tres tipos de auditorias engloban a las actividades auditoras que se realizan en una auditoria parcial. De otra manera: cuando se realiza una auditoria del área de Desarrollo de Proyectos de la Informática de una empresa, es porque en ese Desarrollo existen, además de ineficiencias, debilidades de organización, o de inversiones, o de seguridad, o alguna mezcla de ellas.

Síntomas de Necesidad de una Auditoría Informática:

Las empresas acuden a las auditorias externas cuando existen síntomas bien perceptibles de debilidad. Estos síntomas pueden agruparse en clases:

  • · Síntomas de descoordinación y desorganización:

- No coinciden los objetivos de la Informática de la Compañía y de la propia Compañía.

- Los estándares de productividad se desvían sensiblemente de los promedios conseguidos habitualmente.

[Puede ocurrir con algún cambio masivo de personal, o en una reestructuración fallida de alguna área o en la modificación de alguna Norma importante]

  • · Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios:

- No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios. Ejemplos: cambios de Software en los terminales de usuario, refrescamiento de paneles, variación de los ficheros que deben ponerse diariamente a su disposición, etc.

- No se reparan las averías de Hardware ni se resuelven incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que está abandonado y desatendido permanentemente.

- No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de resultados periódicos. Pequeñas desviaciones pueden causar importantes desajustes en la actividad del usuario, en especial en los resultados de Aplicaciones críticas y sensibles.

  • · Síntomas de debilidades económico-financiero:

- Incremento desmesurado de costes.

- Necesidad de justificación de Inversiones Informáticas (la empresa no está absolutamente convencida de tal necesidad y decide contrastar opiniones).

- Desviaciones Presupuestarias significativas.

- Costes y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse simultáneamente a Desarrollo de Proyectos y al órgano que realizó la petición).

- Seguridad Lógica

- Seguridad Física

- Confidencialidad

[Los datos son propiedad inicialmente de la organización que los genera. Los datos de personal son especialmente confidenciales]

- Continuidad del Servicio. Es un concepto aún más importante que la Seguridad. Establece las estrategias de continuidad entre fallos mediante Planes de Contingencia* Totales y Locales.

- Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal situación llegara a percibirse, sería prácticamente inútil la auditoria. Esa es la razón por la cual, en este caso, el síntoma debe ser sustituido por el mínimo indicio.

 

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